Pernahkah Anda datang ke event dan langsung tahu siapa panitia, peserta, bahkan siapa yang boleh masuk backstage tanpa ngomong sepatah kata pun? Nah, itulah fungsi ID card.
Kelihatannya cuma gantungan kecil, tapi fungsinya super penting. Mulai dari bikin acara tertib, aman, dan terlihat profesional. Penasaran kenapa ID card bisa sepenting itu dalam sebuah event? Yuk, cari tahu lebih lanjut!
Mengapa ID Card Hampir Selalu Digunakan dalam Event?
Pernah datang ke event terus bingung, “Ini panitia apa peserta, ya?” Nah, disinilah fungsi ID card. Bukan cuma gantungan nama biasa, ID card membantu semua orang saling kenal peran tanpa perlu tanya sana-sini.
Selain bikin acara lebih rapi, ID card juga untuk keamanan. Siapa yang boleh masuk backstage, siapa yang cuma area umum. Semuanya langsung kelihatan. Praktis, cepat, dan anti ribet.
Bonusnya lagi, event terlihat lebih profesional dan kece. Apalagi kalau desain ID card nya sesuai tema acara, dijamin bikin event terasa niat dan berkelas. Jadi wajar banget kalau ID card “wajib hadir” di setiap event.
Fungsi Utama ID Card dalam Event
Dalam sebuah event, ID card terlihat sederhana, tapi perannya jauh dari kata sepele. Benda kecil yang digantung di leher ini justru menjadi salah satu kunci agar acara berjalan tertib, aman, dan profesional. Berikut fungsi utama ID card dalam event yang harus Anda ketahui:
1. Sebagai Identitas yang Jelas
ID card membantu mengenali siapa saja yang terlibat dalam event, mulai dari panitia, peserta, tamu undangan, hingga pengisi acara. Dengan identitas yang jelas, semua orang bisa mengetahui peran masing-masing sehingga acara berjalan dengan lancar.
2. Menjaga Keamanan Acara
ID card berfungsi sebagai penanda siapa yang berhak ada di area tertentu. Tidak semua orang bisa masuk ke backstage, ruang VIP, atau area khusus lainnya, dan ID card bisa membatasi akses tersebut. Dengan sistem ini, potensi gangguan atau kesalahan akses bisa diminimalkan. Panitia keamanan juga lebih mudah melakukan pengawasan.
3. Mempermudah Koordinasi Panitia
Dalam event berskala besar, panitia terdiri dari banyak divisi. ID card digunakan untuk membedakan tugas dan posisi masing-masing panitia agar koordinasi berjalan lebih efektif. Ketika terjadi kendala di lapangan, peserta atau tamu bisa langsung melihat ID card panitia terdekat dan meminta pertolongan dengan cepat.
4. Meningkatkan Kesan Profesional
Event yang menggunakan ID card terlihat lebih rapi dan terorganisir. Hal ini menunjukkan bahwa acara dipersiapkan dengan serius dan memperhatikan detail kecil. Desain ID card yang sesuai dengan tema event juga menambah nilai visual. Kesan profesional ini penting untuk membangun kepercayaan peserta, klien, maupun sponsor.
Jenis Event yang Membutuhkan ID Card
Datang ke sebuah event tanpa ID card tuh rasanya seperti masuk tempat orang tanpa kenalan, bingung mau kemana dan harus ngapain.
Itulah kenapa ID card jadi “teman wajib” di banyak event. Bukan cuma buat gaya, tapi benar-benar punya fungsi penting. Yuk, cari tahu event apa saja yang membutuhkan ID card!
1. Seminar, Workshop, dan Konferensi
Event edukasi seperti seminar, workshop, dan konferensi selalu menggunakan ID card. Fungsinya sebagai identitas peserta, pembicara, dan panitia agar mudah dikenali selama acara berlangsung.
Selain itu, ID card membantu proses registrasi dan akses ruangan. Peserta bisa keluar-masuk area tanpa harus menunjukkan tiket berulang kali.
2. Event Kampus dan Sekolah
Mulai dari ospek, lomba antar jurusan, wisuda, dan event pendidikannya sangat membutuhkan ID card. Dengan jumlah peserta yang besar, identitas jadi hal penting agar acara tetap tertib.
ID card juga memudahkan panitia membedakan siswa, mahasiswa, dosen, dan tamu undangan. Alhasil, koordinasi menjadi lebih lancar dan acara terasa lebih rapi.
3. Event Perusahaan dan Corporate Event
Meeting besar, gathering karyawan, peluncuran produk, hingga training perusahaan wajib menggunakan ID card. Tujuannya untuk menjaga profesionalisme sekaligus keamanan acara.
Dengan ID card, karyawan, klien, dan tamu VIP bisa langsung dikenali. Akses ke area tertentu juga lebih terkontrol, jadi acara berjalan lebih aman dan eksklusif.
4. Event Musik dan Hiburan
Konser, festival musik, dan acara hiburan lainnya juga membutuhkan ID card, terutama untuk kru, artis, dan panitia karena area seperti backstage dan ruang artis tidak bisa diakses oleh sembarang orang. ID card menjaga keamanan dan kenyamanan selama acara berlangsung.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan ID Card untuk Event
ID card memang terlihat sederhana, tapi kalau salah pilih justru bikin event kurang rapi dan ribet. Supaya ID card benar-benar fungsional sekaligus enak dipakai, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan. Yuk, cari tahu satu per satu!
1. Ukuran ID card
Ukuran ID card harus pas tidak terlalu besar sampai mengganggu, tapi juga tidak terlalu kecil hingga sulit dibaca. Ukuran standar paling aman karena nyaman digantung di leher dan mudah dilihat.
Ukuran yang tepat juga memudahkan penataan desain. Informasi bisa ditampilkan dengan jelas, tidak penuh atau sempit, sehingga ID card tetap terlihat rapi dan profesional.
2. Material
Material ID card sangat mempengaruhi kenyamanan dan daya tahan. Untuk event singkat, bahan art carton atau PVC tipis sudah cukup. Namun, untuk event panjang atau outdoor, pilihlah bahan yang lebih kuat dan tidak mudah rusak.
Material yang bagus membuat ID card tidak mudah terlipat, luntur, atau sobek. Selain itu, tampilannya juga lebih eksklusif dan meyakinkan.
3. Jenis cetak
Jenis cetak menentukan kualitas tampilan ID card. Cetak full color cocok untuk event yang ceria dan menarik, sedangkan desain minimalis dengan warna solid cocok untuk acara formal. Pastikan hasil cetakan tajam dan tidak buram. Teks, foto, dan logo harus terlihat jelas agar fungsi identitas tetap maksimal.
4. Lanyard atau clip
Lanyard yang nyaman akan membuat ID card betah dipakai seharian. Pilih bahan lanyard yang tidak kasar dan panjangnya pas agar tidak mengganggu aktivitas. Jika tidak menggunakan lanyard, clip juga bisa jadi alternative.
5. Kejelasan informasi
Informasi pada ID card harus singkat, padat, dan mudah dibaca. Nama, jabatan atau kategori (panitia, peserta, VIP), serta logo event sebaiknya ditampilkan dengan font yang jelas.
Baca juga: Ukuran Tiket Event yang Sering Dipakai dan Cara Memilihnya
Siapkan ID Card Event Terbaik Anda Bersama Kami!
Dalam sebuah event, ID card sering kali terlihat sederhana, tapi perannya cukup krusial. Mulai dari identitas peserta, akses area, sampai membantu tim panitia bekerja lebih teratur di lapangan. Karena itu, pemilihan jenis, ukuran, dan bahan ID card sebaiknya tidak asal, apalagi untuk acara dengan banyak peserta.
Kalau Anda sedang menyiapkan seminar, workshop, gathering kantor, atau event lainnya, pastikan ID card dibuat dengan desain yang jelas, nyaman dipakai, dan hasil cetaknya rapi. Persiapan kecil seperti ini justru bisa memberi dampak besar pada kelancaran acara.
Untuk memudahkan, Anda bisa mempertimbangkan paket event di layanan BU Digital dari BU Printing & Packaging yang memang dirancang untuk kebutuhan acara. Mulai dari ID card hingga perlengkapan pendukung lainnya bisa disiapkan lebih praktis, tanpa perlu repot mengurus banyak vendor terpisah.
Untuk memudahkan persiapan acara, BU Printing & Packaging menghadirkan BU Digital sebagai lini layanan yang fokus pada kebutuhan event. Melalui paket event yang tersedia, Anda bisa menyiapkan ID card hingga perlengkapan pendukung lainnya secara lebih praktis, tanpa perlu repot mengurus banyak vendor terpisah.
Dengan persiapan yang tepat, event pun bisa berjalan lebih tertib, nyaman, dan terlihat profesional dari awal sampai akhir.
Dapatkan insight menarik lainnya dalam rangkaian artikel berikut:
